지식 정보화 사회에서 기업은 신속한 의사결정, 글로벌 경영체제,고객중심 경영, 윤리경영 시스템 구축 등 과거와 다른 경영방식이 요구되고 있다. 급변하는 경영환경에서 기업을 책임지고 있는 CEO의 중요성이 높아지면서 CEO를 전문적으로 보좌해줄 전문비서(Executive Secretary)가 필요하다.
15세기 이후 보편적인 직업인 비서(secretary)는 글로벌 시대를 맞아 전문적이고 폭 넓은 개념으로 바뀌었다. 1942년에 조직된 미국 비서협회가 1981년 그 명칭을 PSI(ProfessionalSecretaries International)로 변경해 세계비서협회의 토대를 마련했다. 지난 1998년 8월 제54차 정기총회에서 명칭을 IAAP(The International Association of Administrative Professionals)로 변경하고 한국을 포함한 25개국이 회원국으로 가입돼 있다. IAAP는 과거의 `Personal`과 `Private`라는 `Secrete`개념을 조직에서의 전문인력의 개념인 AP(Administrative Professionals)로 대체했다. 따라서 미래 전문비서의 개념은 바로 `AP`를 의미한다고 할 수 있다.
IAAP규정상 `AP`는 1. 능숙한 사무기술 2.자율적인 직무인식 3.주도적인 업무추진 4. 합리적인 의사 결정능력을 갖춘 인재를 의미한다. 따라서 전문비서인 AP가 되기 위해서는 기초 경영지식은 기본이며, e-biz 환경의 사무기술을 마스터해야 하고 영어 등 외국어는 필수이다. 비서는 끊임없이 학습해야 하고 자신의 능력을 객관적으로 평가 받는 것이 필요하다. 이런 의미에서 1951년부터 IAAP가 시행하는 국제비서자격인 CPS(the Certified Professional Secretary)및 국제사무전문가 자격인 CAP(the Certified Administrative Profesionals)를 획득하는 것도 바람직하다. 또한 외국어 특히 영어에 있어서는 폰패스 시험을 통하여 자신의 영어 말하기 능력을 정확하게 측정하는 것이 필요하다. 현재 국제비서 자격시험을 합격한 사람들도 영어 능력의 평가를 위하여 폰패스 시험을 국제비서의 말하기 능력의 평가 도구로 활용하고 있다. 유능한 CEO는 탁월한 전문비서가 곁에 있을 때 능력을 더욱 발휘할 수 있다. 더구나 글로벌 시대에 있어 영어를 능숙하게 말하는 비서가 옆에 있다면 그 CEO는 업무성취도가 비서로 인하여 배가 될 것이다.
BISCO International 한국은 대표컨설턴트(khan@secretarypro.com)
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